Dit is wat we dagelijks tegenkomen in de E-Mails van bedrijven waar we MysteryE-Mail onderzoeken voor doen.
De aanhef is het eerste wat de ontvanger leest. Hoe professioneel kom je als bedrijf over als de eerste regel niet goed staat. Maar hoe komt dit nu?
Uit de gesprekken met de bedrijven komen we tot de volgende uitspraken:
- Wist niet dat het zo moest
- Als ik de mail in de middag verstuur dan is het toch logisch dat ik goedemiddag schrijf
- De klant zet ook niet altijd iets neer dus waarom ik wel?
- Het gaat om het antwoord dus daar besteed ik geen aandacht aan.
Wij vinden van niet. Het gaat om communicatie naar buiten toe. Dus dan moet dat er goed uitzien. De volgende regels laten zien hoe de aanhef geschreven dient te worden:
Waar moeten de hoofdletters in de aanhef van een brief of e-mail, zoals in geachte heer van der knaap?
Juist is: Geachte heer Van der Knaap, in dit geval met drie hoofdletters.
Geachte krijgt een hoofdletter omdat de aanhef (een soort zin) hier begint.
>Het woord heer krijgt een kleine letter; het is geen naam, en er zijn maar weinig woorden die uit eerbied een hoofdletter krijgen (hooguit Koningin).
>Van is met een hoofdletter omdat het het begin van de eigennaam markeert. Dat voorvoegsel krijgt overigens een kleine letter als de naam al 'begonnen is', dus als er een voorletter, een voornaam of de achternaam van een partner aan voorafgaat: Henk van der Knaap, H. van der
>Knaap, familie Voorthuizen-van der Knaap. (Maar: drs. Van der Knaap, atlete Van der Knaap.)
>Het tweede tussenvoegsel der krijgt een kleine letter.
>Het 'hoofddeel' van de achternaam, hier Knaap, wordt altijd met een hoofdletter geschreven.
Het valt best mee om dit snel toe te passen. Het gaat uiteindelijk om uitstraling en aandacht geven aan de klanten.
Tip: maak beleid hoe u wilt dat er gecommuniceerd wordt met de klanten. Zeker nieuwe klanten.
Mochten er vragen zijn dan horen wij dit graag.
Frans de Hoyer
GW Management
